Benefícios da assinatura eletrônica para o setor de Recursos Humanos
No ápice tecnológico que estamos vivendo, até então, deixar de utilizar ferramentas essenciais para um melhor desempenho do dia a dia pode ser prejudicial para o desenvolvimento organizacional.
Um dos diversos benefícios adventos da tecnologia é a assinatura eletrônica, que dispensa documentos físicos e burocracia de uma assinatura convencional.
Trazendo esse cenário, especificamente, para dentro do setor de Recursos Humanos, o principal objetivo comum ao utilizar esta ferramenta é facilitar o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores. Principalmente durante os processos de recrutamento e onboarding.
Antes de apresentar sobre os benefícios da assinatura eletrônica para o RH, vamos entender sobre o que é a ferramenta.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica funciona da mesma forma que uma assinatura comum e tem o mesmo objetivo: autenticar documentos, concordando com as informações compostas nele e validando a sua identidade. A diferença entre ambas é que a assinatura eletrônica ocorre virtualmente.
O recurso é empregado através de chaves criptografadas, leitura biométrica e outras medidas de identificação e segurança, assegurando a autenticidade e integridade do documento em questão. Isso não só acelera os procedimentos, mas também economiza recursos, elimina a necessidade de deslocamento dos participantes e tudo isso enquanto garante a segurança do processo.
Com a aplicação, é possível que os usuários assinem documentos gerenciados, artigos de conhecimento, modelos de documento de RH com sua assinatura eletrônica, digitada ou desenhada, e suas credenciais como uma confirmação.
Por que o RH deve aderir à assinatura eletrônica?
76,2% das empresas já implementaram ou estão desenvolvendo planos de transformação digital. Juntando esse fato e elaborando um pouco mais o que foi comentado no início do texto, é importante que tanto a alta administração quanto os gerentes de departamentos estejam em sinergia quando o assunto é avanço tecnológico. Cada área precisa identificar quais são as ferramentas atuais que podem melhorar os processos já desenvolvidos. Esse pensamento fomenta mais melhoria e, consequentemente, mais visão estratégica.
Aplicando essa realidade no RH, com a assinatura eletrônica o setor ganha mais tempo para trabalhar em demandas mais complexas.
Sem dúvida, os procedimentos administrativos são importantes, no entanto, são as abordagens implementadas para melhorar a qualidade do ambiente que garantirão o envolvimento contínuo dos colaboradores com a empresa.
Uma solução de assinatura eletrônica ajuda as equipes de RH a agilizar seus processos internos ao contratar um novo funcionário ou ao entregar de mais de 100 documentos para assinatura física, por exemplo. E, ao mesmo tempo, uma empresa que facilita esse processo com tal ferramenta se destaca entre outras empresas pelo uso da tecnologia, necessária no cenário altamente competitivo atual para atrair os melhores talentos digitais.
Benefícios da assinatura eletrônica para o RH
Responsabilidade ambiental
Ao adotar a assinatura eletrônica, o RH contribui na redução de papel, fazendo uma administração digital dos documentos, sem a necessidade de imprimi-los. Além disso, diminui os custos do departamento com papel e elimina a necessidade de espaço físico para guardar esses documentos.
Anexo de diversos documentos
Com a aplicação, é possível anexar outros documentos, como fotocópia da identidade, extrato bancário ou qualquer outro documento pessoal do novo colaborador. A empresa pode solicitar esses outros documentos ao mesmo tempo que solicita a assinatura (mesmo email), facilitando assim a recolha de todos os documentos.
Gerenciamento centralizado de documentos
A utilização de uma plataforma de assinatura eletrônica permite aos departamentos de RH centralizar a gestão dos contratos: o histórico dos documentos assinados pelos novos colaboradores está sempre disponível em rede. Dessa forma, padroniza os registros e simplifica os processos do setor. Todos os documentos ficam armazenados em apenas um local após a assinatura.
Agilidade no processo
O uso de assinaturas eletrônicas também ajuda as equipes de RH a economizar tempo.
O colaborador pode assinar quaisquer documentos relacionados à empresa a qualquer momento e de qualquer lugar, como acordos de NDA, contrato de trabalho e outros documentos relacionados.
Com todos os documentos, em formato digital, devidamente assinados dentro do prazo, contribui para reduzir o tempo de processamento e arquivamento de toda a documentação de cada processo.
Permite assinar qualquer tipo de documento
A assinatura digital pode acompanhar o colaborador na sua jornada na empresa. Ou seja, poderá assinar o seu contrato de trabalho e demais documentações no onboarding, holerites, férias, comunicados internos, entre outros.
Você já sabia das diversas vantagens da assinatura digital, RH? Compartilhe essa informação com seus colegas!
