Como informar candidato que não foi escolhido: maneiras delicadas e respeitosas de comunicar o feedback negativo no processo seletivo

Um grande momento de felicidade para os profissionais de RH, que atuam diretamente com o recrutamento e seleção, é comunicar a um candidato que ele foi aprovado na vaga. No entanto, ele também enfrenta o momento de dar um feedback negativo para os candidatos não aprovados.

Ao realizar um processo de seleção, informar que alguns candidatos não foram escolhidos é uma fase sensível, mas essencial no processo de recrutamento. Essa etapa não apenas demonstra transparência e consideração pela trajetória de cada indivíduo, mas também protege a reputação da empresa no mercado.

O que ocorre, em muitos dos casos, é a empresa não possuir a cultura de dar feedback para os candidatos que não foram selecionados ou elaborar uma resposta genérica e automatizada. Uma pesquisa realizada pelo LinkedIn revelou que 94% dos candidatos gostariam de receber uma devolutiva de entrevistas, em contrapartida, 65% dizem nunca ter recebido notícias sobre a sua candidatura.

Os profissionais de RH precisam entender que para conquistar uma cultura positiva é preciso que as ações para tal finalidade sejam implementadas desde o primeiro contato que a pessoa tem com a empresa, independentemente se ela fará parte do quadro de colaboradores ou não. Por outro lado, as organizações também precisam entender que a sua marca não é divulgada apenas em posts de rede social, o que é realmente relevante são os comentários que as pessoas fazem sobre a empresa.

O relatório “23 Surprising Stats on Candidate Experience”, da CareerArc, mostra que 72% dos candidatos emprego compartilham suas más experiências de contratação em sites de avaliação on-line ou com pessoas do seu convívio. O marketing de boca a boca também deve ser considerado, e a empresa precisa criar recursos para que ela seja bem falada nas conversas informais. Nessa perspectiva, é fundamental que se tenha recursos e ações que incentivem as pessoas a fazer comentários positivos sobre a sua experiência com a empresa, mesmo que seja em um curto período.

O primeiro passo, então, é enraizar a cultura de retorno para os candidatos não aprovados. Agora, em um segundo momento, no qual a empresa já adotou essa conduta, é hora de implementar uma devolutiva personalizada e empática. Como você gostaria de ser tratado caso estivesse buscando uma recolocação no mercado de trabalho e se candidatasse a uma vaga? Esse é um bom questionamento que o profissional responsável pelo recrutamento e seleção pode fazer para começar a desenhar esse processo.

Nem todos gostam de receber um feedback negativo, entretanto, essas notícias são indispensáveis para o desenvolvimento pessoal do candidato, para ele compreender os pontos que precisa desenvolver para estar mais preparado para o próximo processo seletivo.

Além disso, é primordial elucidar as razões da exclusão em cada etapa do processo de recrutamento e seleção, seja na triagem inicial, nos testes ou durante as entrevistas, aprimorando, dessa forma, a experiência do candidato.

Em função de todos os exemplos e resultados de pesquisas demonstrados acima, trouxemos algumas dicas para o RH começar a implementar nos processos de recrutamento.

Seja objetivo

O candidato precisa entender o motivo da negativa, isso não significa que não deve haver empatia. É fundamental que a comunicação seja construtiva, destacando aspectos nos quais o profissional pode aprimorar. Em algumas situações, caso haja expectativas envolvidas, a pessoa pode não compreender completamente ou reagir de forma desfavorável ao feedback. Por conseguinte, é necessário possuir habilidade emocional para transmitir uma mensagem de maneira clara e precisa.

Escolha o melhor canal de comunicação

Muitos profissionais de RH optam por retornar a decisão via e-mail, o que demanda mais empatia ao escrever o feedback. Afinal, a interpretação varia de pessoa para pessoa. Além disso, é necessário demonstrar que não é uma automação que está enviando o e-mail; por isso, é necessário que a mensagem seja personalizada para cada candidato não aprovado.

Já por telefone, pode ser mais fácil soar pessoal e empático, contudo, também é preciso que a comunicação seja clara, com o tom e a voz facilitando a percepção da mensagem.

Agilidade na resposta

Sabemos que o processo de recrutamento pode ser demorado e passar por diversas etapas. Todavia, é importante que os candidatos sejam informados assim que uma decisão é tomada. Isso contribui para evitar a formação de expectativas no profissional, que possivelmente aguarda uma resposta positiva do recrutador.

Agradeça a participação e o tempo do candidato

Agradeça ao participante por ter se inscrito. Isso ajuda os candidatos no sentimento de valorização. Além disso, demonstrar gratidão evidencia cortesia.

Utilize técnicas de feedback

O recrutador pode utilizar formas de feedback no momento de informar a devolutiva para o candidato. Um exemplo é a técnica de feedback sanduíche, na qual é iniciado o diálogo com um elogio e, após essa etapa, é apresentado o comportamento que deve ser melhorado e, por fim, um novo elogio é feito para o colaborador. É necessário deixar o profissional ciente de que o resultado é negativo, no entanto, é possível aplicar esse método para não desmotivar o candidato.