FGTS Digital: Principais mudanças e um guia completo para o setor de Recursos Humanos

Em 2022, o Governo Federal fez a primeira divulgação do FGTS Digital, anunciando todas as funcionalidades da nova plataforma. Recentemente, foi divulgada a previsão do cronograma da implantação do FGTS Digital, que tem como inicial janeiro de 2024. O projeto propõe uma inovação no recolhimento do FGTS e trará mudanças significativas para o setor de gestão de pessoas.

É importante que os profissionais de recursos humanos e departamento pessoal das empresas que são obrigadas a recolher o FGTS fiquem atentos às novas regras e participem do período de testes. A previsão é que o período de testes se inicie 19/08/2023 e termine 03/11/2023.

Por esse motivo, montamos um guia completo para que você fique por dentro de todas as mudanças. Confira!

O que é o FGTS Digital?

O FGTS Digital é uma plataforma cujo propósito é integrar todo o conjunto de sistemas que gerenciam os diversos processos relacionados ao cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. Ou seja, através da sua integração com o banco de dados do eSocial será possível otimizar a consulta das informações necessárias.

Com essa integração de informação, o novo sistema irá substituir a SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) que, além de centralizar as informações, irá digitalizá-las para que tanto empregadores quanto empregados possam acessá-las de forma digital. Com isso, a nova solução visa aprimorar:

A prestação de informações aos trabalhadores e aos empregadores;
O lançamento;
A arrecadação;
A fiscalização;
A apuração;
E a cobrança dos recursos do FGTS.

Ou seja, a facilitação e centralização das informações do processo do FGTS fará com que a auditoria fiscal do Ministério da Economia realizada mediante fiscalizações das arrecadações das empresas seja completa.

O que muda com o FGTS Digital?

O novo sistema altera a data de vencimento da guia do FGTS que passam a vencer no vigésimo dia do mês seguinte ao da competência, segundo a Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022. Outra mudança significativa na nova plataforma é o pagamento da guia que será realizado apenas via pix, vamos abordar esse assunto com mais detalhes nos próximos blocos.

Além disso, conforme o site do gov.br, os empregadores terão um sistema para gerar guias rápidas e personalizadas, inclusive recolher várias competências em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo nessas atividades. Os processos de estorno, restituição, compensação e parcelamento serão 100% digitais também.

Quais são os serviços do FGTS Digital?

Dentre as diversas novas funcionalidades da plataforma, listamos algumas:

Emissão de guias rápidas e/ou personalizadas;
Consulta de extratos de pagamentos realizados;
Individualização dos extratos de pagamento;
Verificação de débitos em aberto;
Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado.

Quando começa a valer o FGTS Digital?

Ainda não há uma data definitiva para o início da nova plataforma, todavia, segundo o cronograma divulgado pelo gov.br, a previsão é de janeiro de 2024. Apesar de não haver um prazo determinado, as empresas terão um período de 6 meses para se adequarem às mudanças, após definição da data.

No cronograma previsto, é possível visualizar quais são as etapas do período de teste, Produção Limitada (fase de testes e adaptação), que começa dia 19 de agosto deste ano, 2023, e encerra dia 03 de novembro do mesmo ano.

Ainda de acordo com o site do gov, na fase de teste será possível utilizar os dados reais declarados no eSocial e ainda reforça que, por se tratar de um período de experimentação, as guias geradas pelo FGTS Digital não terão validade legal, mas o empregador poderá fazer a simulação dos pagamentos, acompanhando o processo desde o envio dos dados ao eSocial até a quitação da obrigação de recolhimento.

Como fazer o cadastro no FGTS Digital?

Para ter acesso ao FGTS Digital, o empregador precisa realizar um cadastro em uma conta no portal gov.br. Essa conta pode ser criada com uma senha diretamente no serviço do portal ou através do uso de um certificado digital. O cadastro na conta gov.br é gratuito e está disponível para todas as pessoas físicas que possuam CPF.

Existem duas opções para acessar o FGTS Digital utilizando a conta gov.br: nível prata ou ouro. Esses níveis de acesso estão disponíveis para pessoas físicas que sejam empregadores ou responsáveis legais pela empresa, além de procuradores devidamente cadastrados. No caso de procuradores cadastrados como pessoas jurídicas, é obrigatório o uso do certificado digital.

Para utilizar o acesso ao FGTS Digital com certificado digital, o usuário precisa se cadastrar no gov.br e vincular ou cadastrar o CNPJ ao seu login, seguindo as orientações disponíveis na página do serviço. Existem três tipos de certificados que podem ser utilizados:

Certificado A1: neste tipo de certificado, a assinatura fica armazenada diretamente no computador do usuário.
Certificado A3: esses certificados são armazenados em mídias portáteis, como tokens USB ou cartões com chip, proporcionando maior segurança e mobilidade.
Certificado em Nuvem: Aqui, não é necessário o uso de dispositivos físicos, pois o certificado fica armazenado diretamente em servidores de prestadores de serviços, permitindo o acesso via internet.

Pagamentos através do PIX – Novidade no FGTS Digital

Como mencionamos, uma das mais recentes adições às funcionalidades disponíveis no FGTS Digital é a possibilidade de realizar pagamentos utilizando o sistema PIX. Essa modalidade traz uma série de vantagens que tornam o processo ainda mais ágil e confiável.

Uma das principais vantagens é que o PIX não apresenta restrições, permitindo que outras instituições financeiras, além das conveniadas, possam ser utilizadas para realizar os pagamentos. Isso oferece mais opções e flexibilidade aos usuários.

Além do mais, a transação é processada de forma imediata, o que otimiza o recolhimento do FGTS, agilizando o fluxo financeiro e evitando atrasos. Essa agilidade também beneficia as empresas, que poderão identificar todos os pagamentos e valores enviados no mesmo dia, proporcionando maior controle e visibilidade das operações.

Outro ponto importante é a facilidade em relação aos prazos de pagamento. Com a opção de agendar pagamentos através do PIX, é possível programar as transações para datas futuras, mesmo em finais de semana, eliminando preocupações com atrasos e mantendo a organização financeira em dia.

Como o RH pode se preparar para essa novidade?

Acompanhar os avanços de tecnologias e novas plataformas de soluções é essencial para que o setor de RH não sofra tantos impactos com novidades de sistemas que fazem parte da rotina da área. Nesse sentido, a fase de testes poderá auxiliar os profissionais de recursos humanos e departamento pessoal, pois será através dela que as principais dúvidas serão sanadas e será possível se familiarizar com o layout e funcionalidades do novo sistema.

Além disso, o RH pode incentivar a sua equipe a realizar treinamentos da plataforma e soltar informativos de acordo com cada novidade.

Agora, se o seu RH ainda não está apto para todas essas mudanças, nós podemos te ajudar! Temos uma equipe especialista que fará todo o processo do seu FGTS. Clique no link abaixo e fale conosco!