Maneiras de proteger os dados dos colaboradores
Trabalhar no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal traz, além de diversas atividades e demandas importantes, a responsabilidade de tratar dados pessoais e sensíveis diariamente.
Os dados de colaboradores como: idade, orientação sexual e vários outros, considerados dados pessoais e sensíveis, devem ser observados pelo RH, e a sua equipe deverá ter conhecimento e fazer um mapeamento de onde os seus dados críticos residem e quem tem acesso a eles. As principais etapas na proteção dessas informações incluem: automatizar a visibilidade, controlar as políticas de acesso e implementar o monitoramento contínuo para descobrir vulnerabilidades e riscos antes que se tornem violações.
A coleta, a guarda e o processamento dos dados de terceiros estão pautadas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e devem ser processados em um ambiente seguro. A lei iniciou em 2019 e, desde então, as empresas precisam estar atentas às diretrizes da LGPD.
Segundo dados do relatório da BambooRH, 53% dos profissionais de RH relataram que já presenciaram ou foram culpados de práticas questionáveis de gerenciamento de dados.
E como o RH pode proteger os dados dos colaboradores?
A empresa precisa estabelecer políticas que garantam a confidencialidade dos dados, salvaguardar seus ativos de informação, preservar a integridade de seus conteúdos que possam causar constrangimento e/ou prejuízo tanto ao colaborador quanto à empresa. Além disso, é preciso nortear a definição de normas e procedimentos específicos de Segurança da Informação e Cibernética, bem como a implementação de controles e procedimentos para reduzir a vulnerabilidade a incidentes.
Se você ocupa a posição de gestor de Recursos Humanos, é fundamental considerar como as informações dos colaboradores são utilizadas no âmbito de RH. Você deve refletir sobre o processo de tratamento desses dados, identificar os propósitos para os quais são coletados e determinar com quem essas informações são compartilhadas. Ainda, é crucial assegurar que está preparado para atender às solicitações dos funcionários relacionadas a essas informações.
Questione se você possui uma política de retenção de registros para evitar a guarda desnecessária por período prolongado. Ou se há formas de colaborar com a equipe de segurança para garantir a proteção das informações contra possíveis violações de dados.
Além de todas essas informações, separamos algumas dicas para você proteger ainda mais os dados dos colaboradores.
Defina uma política de segurança da informação e compartilhe com seus stakeholders
O RH, antes de tudo, precisa elaborar um documento que defina as regras e diretrizes para o tratamento dos dados na organização.
A política deve conter todas as fases do processamento de dados e quais são as medidas protetivas, técnicas e administrativas que cada etapa receberá, além de qual será a penalidade aplicada caso haja descumprimento.
Armazene as informações em um local seguro
Uma maneira altamente segura e eficaz de guardar as informações dos funcionários consiste em empregar os serviços de armazenamento em nuvem. Essas plataformas disponibilizam funcionalidades avançadas de proteção, como níveis de usuário, por exemplo. Além da segurança, o armazenamento em nuvem facilita o acesso aos dados de maneira remota.
Antivírus com proteção de e-mail
Algumas vezes, compartilhamos dados sensíveis por e-mail. Por esse motivo, é importante que a organização possua um bom antivírus que contenha proteção de e-mail, com filtros AntiSpam. Ao resguardar informações confidenciais e manter a integridade das comunicações corporativas, a adoção dessas soluções não apenas aprimora a segurança cibernética da organização, mas também assegura a confidencialidade e a privacidade.
Criptografe os dados
A criptografia é um método que converte informações em códigos incompreensíveis para aqueles sem a chave de acesso apropriada. Isso significa que, mesmo se os dados forem capturados ou extraviados, eles permanecerão inacessíveis e inutilizáveis por partes não autorizadas. Essa prática pode ser empregada tanto para proteger dados em movimento quanto para resguardar dados armazenados, assegurando a segurança em todas as fases do processo.
