Melhores práticas para uma folha de pagamento com eficiência
A folha de pagamento ainda é uma atividade muito burocrática na rotina de gestão de pessoal. Embora o eSocial esteja buscando formas de simplificar alguns processos, o setor ainda enfrenta muitos desafios como mudanças trabalhistas e fiscais.
Todo processo que envolve a folha de pagamento de uma empresa precisa ser minuciosamente acompanhado, até mesmo em casos em que é utilizado um software para cálculos e banco de dados. É claro que um sistema específico já pode melhorar algumas etapas desse processo, no entanto, é necessário que o responsável faça a conferência dos resultados e, principalmente, esteja atualizado com as novas informações da legislação trabalhista.
Isso significa que é essencial que você tenha um sistema eficaz de gerenciamento de folha de pagamento e entenda suas obrigações como empregador.
Vamos entender um pouco mais sobre a folha de pagamento
É na folha de pagamento que contém todas as informações da remuneração do funcionário, salário bruto e líquido.
A folha de pagamento reflete as informações e as atividades laborais de cada empregado. Seu propósito é apresentar de forma clara o salário bruto e líquido, além de desempenhar funções operacionais, contábeis e fiscais. Nela estão detalhados todos os rendimentos do funcionário, bem como os descontos realizados.
A elaboração da folha de pagamento e a entrega do comprovante de pagamento (ou holerite) de cada empregado são obrigações essenciais para qualquer empresa, requerendo conhecimentos específicos na área de recursos humanos e departamento pessoal. Por esse motivo, é extremamente comum que a empresa conte com o auxílio de um serviço terceirizado, garantindo o cálculo preciso dos valores e a conformidade com a legislação vigente.
Nesta matéria, discutiremos como gerenciar a folha de pagamento de maneira eficaz e compartilharemos as melhores práticas para criar um sistema eficiente em sua empresa. Dessa forma, poderá evitar multas e processos trabalhistas por não conformidade que podem prejudicar seus negócios.
Veja também: 10 Dicas para gerenciar a sua Folha de Pagamento
Crie um calendário de folha de pagamento
Elabore um cronograma de pagamentos anual e divulgue internamente para que todos fiquem cientes das datas de pagamento, inclua também as datas de adiantamento, caso seja a política da sua organização. Essa ação, além de informar os colaboradores, ajudará o seu time de departamento pessoal a planejar e executar as tarefas no prazo para não ocorrer atrasos na folha de pagamento.
Para o cronograma ser eficiente, não esqueça de checar todas as informações e obrigações relacionadas à sua folha antes de estabelecer seus períodos de pagamento.
Tenha uma política de folha de pagamento
Ser transparente com seus colaboradores é o ponto-chave para ter eficiência nos projetos internos.
Quando falamos da folha de pagamento, muitas questões podem ser evitadas com o desenho e a implementação de uma política baseada na transparência. Uma política de folha de pagamento transparente deve incluir:
- Como funciona o seu processo de folha de pagamento;
- Como você classifica seus funcionários;
- O método que você segue para calcular salários, deduções e retenções;
- Responsabilidades de relatórios do funcionário;
- Seus procedimentos para lidar com erros de folha de pagamento.
Após a elaboração da política, divulgue internamente para todas as pessoas da organização. É importante mantê-la atualizada regularmente de acordo com quaisquer alterações na lei.
Tenha os dados dos colaboradores atualizados
Outro ponto importante para que a sua folha de pagamento não contenha erros é ter as informações atualizadas: cargo, salário, dependentes, benefícios escolhidos, entre outras informações.
Essas são informações que impactam diretamente no salário que o funcionário irá receber, por esse motivo, a equipe do departamento pessoal deve ter um processo definido para a atualização dessas informações em tempo real.
Esteja em conformidade
Um dos aspectos mais vitais do gerenciamento da folha de pagamento é garantir a conformidade. Isso significa que você precisa entender todas as leis trabalhistas relacionadas à folha de pagamento e aos impostos dos funcionários.
Você também precisa verificar regularmente as alterações e atualizações da lei, como a introdução do aumento do salário-mínimo de 2023 em alguns estados, por exemplo. Se você deixar de cumprir suas obrigações legais, isso pode resultar em cálculos incorretos de pagamentos, retenções de funcionários e obrigações fiscais, isso pode levar a multas e penalidades significativas.
Treine a sua equipe de gestão de folha
Os profissionais que estão gerindo a folha devem, além de se manter atualizados, estar em constante treinamento. É essencial que seu gerente de folha de pagamento e sua equipe tenham acesso ao treinamento correto para que eles saibam quais são suas responsabilidades e, caso a empresa possua um software, estarem aptos para utilizá-lo. Isso ajudará sua equipe a desenvolver uma melhor compreensão de como funcionam seus procedimentos e dar-lhes clareza sobre suas políticas de folha de pagamento.
Além de criar um departamento eficiente, oferecer o treinamento certo também ajuda a criar uma equipe mais coesa e reduz as chances de mal-entendidos ou conflitos entre o DP e o restante da organização.
A terceirização pode ser a melhor opção!
Grandes empresas já entenderam que precisam direcionar seus recursos para seu core business, ou seja, focar no seu principal negócio, sendo o fator principal do seu retorno financeiro.
Posto isso, as empresas estão terceirizando processos que não fazem parte do seu negócio principal para que empresas especializadas possam realizar uma execução mais assertiva desses setores secundários.
Os benefícios não param por aí: ao terceirizar esses processos, as empresas também conseguem utilizar o suporte e tecnologia embarcados, permitindo que a sua equipe se concentre menos nas tarefas administrativas de RH de rotina e mais nas principais oportunidades de negócios.
Quer saber mais como a terceirização do RH pode trazer diversas vantagens? Conheça o nosso BPO!
