Principais erros na hora de processar a folha de pagamento
Uma das tarefas mais importantes do departamento pessoal é a folha de pagamento. Um documento que consta várias funcionalidades, começando na parte operacional e por fim, como papel fiscal e contábil. É na folha que constam informações do empregado e empregador, resultando em um documento com obrigatoriedade legal, no qual contém todas as indicações dos valores de remuneração, impostos, descontos e bonificações dos funcionários. Assim, assegura que os colaboradores tenham a sua remuneração recebida corretamente.
Sabemos o quão burocrático é o processo de folha de pagamento e sabemos, também, que o ato de errar é presente na vida do ser humano. O fechamento da folha de pagamento é um momento de muita tensão na maioria das empresas que realiza esse processo internamente.
Hoje, vamos te mostrar quais são os principais erros na hora de processar a folha de pagamento:
1. Erro no cálculo
A folha de pagamento possui cálculos sobre a remuneração do funcionário, havendo descontos, percentuais do INSS, Imposto de Renda, entre outros valores. Então, se houver alguma informação que foi inserida de forma errada no sistema ou planilha de fechamento poderá afetar seriamente a sua folha e o pagamento do funcionário.
Assim sendo, é imprescindível que, ao gerar a folha de pagamento, cada informação seja cuidadosamente verificada e conferida.
2. Não se atualizar às mudanças da Legislação Trabalhista
A Legislação Trabalhista pode sofrer algumas mudanças no decorrer do ano, temos como exemplo a reforma trabalhista, que trouxe uma série de mudanças e algumas delas influenciam diretamente na folha de pagamento. Portanto, fique atento e sempre se atualize. Ignorar essas mudanças pode acarretar diversas questões, como ações trabalhistas e o pagamento de multas.
3. Planilhas e Fórmulas Automáticas
O uso de planilhas para gerar folha de pagamento está cada vez mais em desuso. Atualmente, contamos com a tecnologia para muitos processos, e para a folha de pagamento não seria diferente. As planilhas estão assumindo mais um papel de conferência do que de documento oficial. Uma fórmula errada ou um valor em uma célula errada pode gerar uma folha de pagamento com remunerações totalmente incorretas, isso além de prejudicar o funcionário, certamente acarretará prejuízo para empresa.
4. Custos não planejados
Ter um planejamento das despesas mensais é fundamental para acompanhar os gastos e controlar o fluxo de caixa da empresa. Para isso, garanta uma análise desses custos e programe os gastos não rotineiros, como 13º, horas extras, premiações, entre outras.
5. Centralização de Dados
Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para a sua empresa. Ter um bom sistema para arquivar esses dados, além de facilitar o acesso, previne que a sua empresa corra o risco de perda de dados e histórico
6. Não acompanhar as mudanças da companhia
Tenha um diálogo com os líderes da sua empresa, faça um acompanhamento das mudanças que possam afetar no fechamento de folha de pagamento, tais quais, mudanças de cargo, volta da licença-maternidade, agendamento de férias, benefícios e desligamentos.
