Sistema de folha de pagamento: Saiba quais cuidados devem ser observados na adoção ou transição de software

Uma das formas de automatizar os processos da folha de pagamento é adotando um software. O que muitas pessoas não sabem é que a transição para um sistema envolve algumas etapas críticas que podem impactar o futuro e a saúde da sua folha de pagamento.

Por esse motivo, vamos esclarecer algumas dúvidas sobre o que é um sistema de folha de pagamento, quais são os principais cuidados que as pessoas precisam observar nessa transição e principais dicas para não ter problemas na hora que colocar o sistema escolhido em prática.

O que é um sistema de folha de pagamento?

Um sistema de folha de pagamento é uma ferramenta que automatiza os cálculos salariais de acordo com a legislação vigente e outras informações necessárias para a geração da folha. Além disso, auxilia na gestão de férias, licenças médicas, ausências justificadas e outros benefícios, controlando e calculando o pagamento.

Outra funcionalidade do sistema é a geração de relatórios necessários para cumprir as exigências legais e regulatórias, como declarações de impostos e contribuições sociais.

Ou seja, com um software de folha de pagamento, o que antes era realizado manualmente será automatizado, dando mais tempo para o time de Departamento Pessoal/Recursos Humanos e reduzindo erros. Com isso, os profissionais podem se dedicar mais na conferência e na melhoria dos procedimentos.

Quais os cuidados devem ser observados na transição de sistemas de folha de pagamento?

A transição de uma folha de pagamento para um novo sistema é um processo que requer planejamento cuidadoso e medidas de segurança rigorosas para garantir que os dados sensíveis dos funcionários sejam protegidos, bem como evitar erros no pagamento dos colaboradores. Aqui estão as etapas mais seguras para realizar essa transição:

1. Planejamento detalhado

Avaliação de riscos: Identifique e avalie os riscos associados à transição. Considere possíveis problemas de segurança, perda de dados e interrupções nos processos.

  • Cronograma de transição: Estabeleça um cronograma detalhado que inclua todas as etapas da transição, desde a preparação inicial até a pós-implementação.

2. Seleção do novo sistema

  • Avaliação de segurança: Escolha um sistema que atenda aos padrões de segurança necessários, incluindo criptografia de dados, controle de acesso e conformidade com a LGPD.
  • Compatibilidade: Verifique se o novo sistema é compatível com os dados e processos existentes para minimizar a necessidade de conversão de dados.
  • Recursos: Certifique-se de que o novo sistema contém todos os recursos necessários, tais como relatórios, integrações e funcionalidades que sejam essenciais para a empresa.

3. Backup de dados

  • Backups: Antes de iniciar a transição, certifique-se de ter backups completos e seguros da folha de pagamento atual.
  • Verificação de compatibilidade de backup, para garantir que o backup esteja compatível com o novo sistema.

4. Migração de dados

  • Extração e verificação: Extraia os dados do sistema antigo e verifique a integridade e a precisão dos dados antes de migrá-los para o novo sistema.
  • Transferência segura: Utilize métodos seguros de transferência de dados, como conexões criptografadas e protocolos seguros (por exemplo, SFTP ou VPN) para mover os dados para o novo sistema.
  • Teste de migração: Realize testes de migração em um ambiente de teste para identificar e corrigir quaisquer problemas antes da transição final.

5. Validação e verificação

  • Auditoria de dados: Após a migração, realize uma auditoria completa dos dados para garantir que todas as informações foram transferidas corretamente e estão completas.
  • Comparação de resultados – Paralelo: Realize cálculos paralelos entre os dois sistemas e compare os resultados de algumas folhas de pagamento do novo sistema com o sistema antigo para garantir que os cálculos e os dados estejam corretos.

6. Treinamento e comunicação

  • Treinamento de usuários: Treine todos os usuários-chave no novo sistema para garantir que eles saibam como operar o sistema corretamente e compreendam as novas funcionalidades.
  • Comunicação interna: Informe os colaboradores sobre a transição e quaisquer mudanças que possam afetá-los, garantindo que eles estejam cientes dos prazos e impactos.
  • Capacitação contínua: O treinamento pode ser recorrente para otimizar o uso do sistema.

7. Implantação gradual

  • Projeto sequência: Considere iniciar a transição gradualmente, onde os módulos são implantados sequencialmente. Isso permite identificar e resolver problemas em uma escala menor.
  • Monitoramento contínuo: Após a transição, monitore o novo sistema de perto para identificar e corrigir problemas rapidamente.

8. Pós-Implementação

  • Suporte continuado: Garanta que haja suporte técnico disponível para resolver quaisquer problemas ou dúvidas que surjam após a implantação do novo sistema.
  • Revisão pós-Implementação: Realize uma revisão completa após a transição para avaliar o sucesso do processo e identificar melhorias para futuras transições.

9.Conformidade com a LGPD

  • Proteção de dados: Certifique-se de que o novo sistema está em conformidade com a LGPD, incluindo medidas de proteção de dados e tratamento adequado das informações pessoais dos colaboradores.

Seguir essas etapas ajudará a garantir uma transição suave e segura, minimizando riscos e protegendo os dados sensíveis dos colaboradores durante todo o processo.

10. Dica bônus!

Com as informações acima, entendemos que adotar ou trocar o sistema de folha de pagamento demanda muitas etapas complexas e capacidade técnica para evitar erros. Está pensando em trocar o sistema de folha de pagamento, mas preocupado com a segurança e os desafios dessa transição? A Exímia torna todo o processo simples e seguro para você! Fale com nossa equipe e descubra como nossas soluções seguras e eficientes podem ajudar!