Entenda quais são as funções e rotinas do Departamento Pessoal
A área de departamento pessoal é conhecida por cuidar de processos burocráticos relacionados aos funcionários de uma empresa, sendo ela a responsável por documento, protocolos e processos que envolvem tanto a parte trabalhista quando a contábil, isso tudo dentro de um só setor.
Algumas empresas possuem o seu próprio departamento pessoal e são nessas empresas que possivelmente acontecem a mistura de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Para entendem mais sobre a diferença entre RH e DP acesse nossa matéria que explica esse tema.
Nessas empresas, muitas vezes a parte principal do Recursos Humanos é deixada de lado para que as demandas do departamento pessoal sejam cumpridas. Isso porque são vários processos que envolvem o vínculo do funcionário com a empresa e esses processos, na maioria das vezes, estão relacionados à legislação trabalhista e, caso não sejam cumpridos, a empresa poderá sofrer futuramente com processos trabalhistas.
E esses processos são: admissão, exame admissional, cálculo, pagamento e negociação de salários, locomoção, férias, benefícios, licenças, apuração do registro de ponto, pagamento de 13º salário, pagamento de comissões, escala de horários, rescisão, entre outras atividades que podem variar de acordo com a empresa e as obrigações legais.
Por causa dessas obrigações, o departamento pessoal é regido pelas Consolidação das Leis Trabalhistas, pelo Ministério do Trabalho e pelo Sindicato da categoria. A negociação com o funcionário sobre horas trabalhadas, piso salarial, elaboração do contrato de trabalho, entre outros, são seguidas por essas instituições e são alguns procedimentos que devem ser acompanhados pelo departamento pessoal.
Qual a função do DP nas empresas?
O principal objetivo do departamento pessoal é assegurar que as leis trabalhistas sejam cumpridas e seguidas pela organização e isso é fundamental para que a empresa não pague multas ou sofra processos movidos por colaboradores ou ex-colaboradores.
São muitas informações e processos que o setor lida diariamente e, para isso, é necessário que haja muita organização. Por essa razão, muitas empresas buscam outras formas de gerenciar um departamento pessoal.
Por ser um setor que garante o cumprimento das leis trabalhistas ele se torna o responsável por apurar se a legislação está sendo seguida de forma adequada.
Ter um departamento pessoal (tanto internamente ou terceirizado) bem organizado previne gastos desnecessários com ações trabalhistas entre outras multas oriundas do não cumprimento das normas.
Outra função do departamento é de facilitar o contato com os órgãos públicos, fazendo a intermediação entre eles e a empresa, pois auxilia na manutenção dos documentos, emitindo relatórios, formulários e deixando os registros sempre em dia.
Sob esse aspecto, entendemos que o DP é fundamental para garantir que a organização cumpra todas as normas necessárias e garanta que não haja problemas com os órgãos públicos locais.
Quais são as principais atividades do DP:
Folha de pagamento — Fechamento do ponto para gerar o cálculo, incluindo valores que incidem algum desconto ou benefício ao funcionário.
Benefícios — solicitação e acompanhamento do plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação, vale farmácia, bolsa de estudos, vale combustível, entre outros.
Admissão — solicitação do exame admissional, elaboração e assinatura do contrato de trabalho, envio das informações para a CTPS Digital, abertura de conta salário, arquivo de documentos e anotações CLT;
Apuração de ponto — levantamento faltas, atrasos, esquecimentos, geração de horas para pagamento ou banco;
Demissão — Solicitação do exame demissional, rescisão do contrato, envio das informações para a CTPS Digital, cálculo dos valores de acordo com o tipo de desligamento.
Veja quais são os erros mais cometidos pelos departamentos pessoais das empresas
Erro de cálculo – Muitas vezes a empresa opta por não automatizar o dp e acabam utilizando planilhas e esse trabalho manual de fechamento de folha pode gerar o cálculo da folha, por exemplo.
Ausência ou perda de documentos – Não manter os documentos digitalizados, em um sistema ou na nuvem pode ser prejudicial, pois o departamento poderá perder o documento físico.
Desatualização trabalhista – A legislação trabalhista atualiza frequentemente, essas mudanças afetam diretamente o departamento pessoal. Acompanhar essas mudanças evita que a empresa deixe de cumprir com as obrigações de forma correta, além de prevenir futuras ações contra a empresa.
